目前，公司正处在一个飞速发展的阶段，开会是公司各单位必不可少的一项日常事务。如何高效地开会，是一个十分值得探讨的话题。

　　一、会议的分类和程序
　　要明白如何才能高效地开会这个问题，必须首先要搞清楚会议的目的，有目的地来组织召开会议，才能收到预期的效果。
　　而会议的目的，取决于会议的类别，不同类别的会议，其目的各不相同。我认为，在公司当中，会议一般可以分为传达性会议、讨论性会议、汇报性会议三种。
　　（一）传达性会议
　　传达性会议，意在向与会者传达某种信息。一般以部署战略规划、贯彻指示精神、通告经营业绩、颁布规章制度等为目的。会议发言人一般是公司高层决策者，听众可以是公司执行层面的人，比如中层管理者、基层骨干等，有时也可以是公司全体员工。这类会议除少数需要与会代表作表态发言外，一般不需要听众发言。
　　既然传达性会议的重点在于“传达”，那么，信息的到达率、领会率就理所当然地成为评价传达性会议优劣的一项关键指标。我们可以把信息的到达率理解为明确的接收（只是知道了，但并不一定领会了）到了会议所要传达信息的听众占所有与会人员人数的百分比。信息的领会率则可以理解为真正理解了会议主旨的听众占所有与会人员人数的百分比。显然，这个比例一般是低于信息的到达率的。而一个效果良好的传达性会议，信息的领会率则会等于信息的到达率，甚至于这两个数值都会达到100%，这是传达性会议所应该追求的目标。
　　那么，如何才能提高传达性会议的信息到达率和领会率呢？这需要有一个科学合理的会议程序。传达性会议一般宜按照如下程序来进行：
　　1、会前印发文字材料，令与会者阅读理解。
　　这是非常必要的一个步骤。会前阅读与会议相关的文字材料，有助于与会者提前领会会议精神，这样使他能带着问题有重点地去听取会议内容。这是提高会议信息到达率和信息领会率的重要保障。
　　2、开会时，首先由会议主持人简要介绍会议主旨及会议发言人、会议要求等。
　　这一步骤能进一步加深与会者对会议内容的初步理解，使他们能更好地把握会议主旨及重点。主持人的介绍应力求简明扼要。
　　3、发言人发言
　　如有条件，应在会前将发言人的发言稿印发给与会人员。发言人在发言时，应尽量避免照本宣科地朗读发言稿，否则，一定会使与会者很快失去兴趣，注意力不再集中于发言人的讲话。发言人应当去粗取精，选择发言稿中重点、难点的问题讲解。在发言的过程中，发言人应当充分地考虑与会人员的知识层面、素质修养等实际情况，尽量用通俗易懂的语言去表达主旨。
　　此外，还有一个需要注意的问题是，在一次传达性的会议中，发言人不要太多，一般以不超过三人为宜。过多的发言人会使会议失去效率。
　　3、与会人员提问
　　在发言人的讲话完毕之后，可以请与会人员就会议中产生的疑问向发言人提问，然后，由发言人有针对性地进行解答。如此，可以进一步巩固与会人员对会议主旨的理解，提高会议信息的领会率。
　　（二）讨论性会议
　　讨论性会议，指的是以讨论某个或某几个待决策问题为主题的会议。它的与会者一般是公司中高层管理者、决策者。讨论性会议一般要求所有与会代表都能有创见性地针对会议讨论主题发表自己的见解，促成讨论结论的达成。
　　讨论性会议的主要目的是尽可能地征求更多的意见，为决策者提供有价值的参考。因此，如何激发与会人员的积极性和创造性，使他们能够踊跃地提出自己的看法，是讨论性会议所应当考虑的首要问题。为会议创造一个轻松、愉悦的讨论氛围是一个重要的前提。
　　讨论性会议一般可以按照如下的程序来进行：
　　1、会前，印发有关讨论主题的文字材料
　　会前，将讨论主题以文字材料的形式印发给与会者，使他们能够提前熟悉讨论内容，并能预先准备好自己的发言内容。这对提高讨论性会议的效率是大有助益的。 www.dxs56.com
　　2、会中，围绕讨论主题展开讨论
　　在会议讨论的过程中，可以与会人员轮流针对讨论主题提出自己的意见，有必要的时候，可以围绕一个主题展开辩论。在讨论的过程中，应当注意的一个问题是，每个人的发言应力求简短，应紧密地围绕会议主旨，不能偏题、跑题。此外，会议主持人应当在适当的时机引导或干预讨论过程，以确保讨论过程正常进行。
　　3、会议主持人总结发言
　　在讨论达到一定程度后，会议主持人应作适当总结。总结的过程应是一个概括和确认的过程，即将各位与会人员的主要观点再作概括确认，使之成为决策者的可靠参考。对于已经达成一致共识的讨论结果，应总结重复，并得到与会人员一致认同。如此，一方面可以巩固印象，另一方面，可以很好地避免误解的情况发生。
　　（三）汇报性会议
　　汇报性的会议指的是以下级向上级、下级单位向上级单位汇报工作思路或工作业绩为主要内容的会议。
　　汇报性的会议一般可以按照如下的程序来进行：
　　1、会前，下级首先将文字材料上报给上级领导阅览。
　　2、会上，下级简要地复述汇报内容，提出需要上级协调解决的重点、难点问题。汇报人的发言也不需照本宣科，而应简明扼要。
　　3、上级点评。
　　上级在听取了汇报之后，作简要点评，做出明确的指示和决定，帮助汇报人解决实际问题。

　　二、几个需要注意的问题
　　以上是几种会议的分类、目的和议程。如果能够较好地区分所要召开的会议类型，并且有针对性地安排和要求会议，就能取得事半功倍的效果。
　　此外，还有一些各种会议需要共同注意的几个问题：
　　1、会议时间的控制
　　各种会议的时间一般应尽量控制在一个小时之内。有报道指出，一般人对一件事情的注意力只能保持大约一个小时左右，一个小时过后，人们对同一件事的注意力会大大下降，心性焦躁的人甚至会产生抵触情绪。因此，必须对会议的时间有一个良好的把握。过于冗长的会议不但达不到预期的效果，反而会产生一些负面影响。据说日本有些机构都是站着开会的，会场不提供座椅、茶水、烟灰缸等物品。并且，在会场的四面都挂有钟表以指示会议时间。这种方法和精神或许可以为我们所借鉴。

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